Outlook Seminar¶

(Wer sofort mit den Outlook Seminarunterlagen loslegen will: Einführung)

Outlook - Bildinfo: ed-hardie-4BnNnEtAGP0-unsplash.jpg¶

In diesen Seminaren lernen Sie die grundlegenden aber auch vertiefende und weiterführende Funktionen von Outlook kennen und können sie anschließend sicher anwenden.

Es sollen also Auch die weiterführenden und vertiefenden Fähigkeiten von Outlook beleuchtet werden. Ziel ist es den täglichen Umgang mit einem der zentralen Organisations- und Collaborations-Werkzeuge zu verbessern und effizient zu gestalten.

In den meisten Outlook Seminaren - insbesondere bei den einführenden Seminaren - liegt das Hauptaugenemerk auf der Nutzung von Outlook als E-Mail-Programm (techn.: E-Mail-Client).

Allerdings stellt Outlook als sogenannter Groupware-Client weitere Lösungen dar:

Termine (Kalender) / Gemeinsam genutzte Kalender,
Adressen (Kontakte) / Gemeinsame Adressbücher und
Aufgaben / Aufgabenplanungen / Erinnerungen

bereit und geht über ein einfaches E-Mail-Programm hinaus.

Und von besonderem Interesse ist eben dieser Einsatz in Zusammenarbeits-Szenarien (neudt. Collaboration) in Kombination mit der Microsoft Serverlösung MS Exchange Server.

Hier für den Einstieg die Struktur zu meinen Outlookseminaren - mein Roter Faden:

Themenabschnitte rund um Outlook:

E-Mails - tägliche Nutzung, Optimierungen, Technik, Vorlagen
Kalender - persönliche und gemeinsam genutzte Kalender/Termine
Kontakte - eigene und gemeinsam genutzte Adressbücher
Aufgaben - Organisation von Aufgaben - s.a. Nachverfolgungen E-Mails
Outlook Allgemein - Kategorien, Ansichten, Optionen
Technik - Client-/Server Prinzip, Exchange Rechtesystem, Passworte

Und los geht es mit unseren Themen rund um Outlook…

Für einen schnelleren Überblick - in den HTML-Dokumenenten - folgt hier das Stichwortverzeichns und die Dokumentstruktur:

Stichwortverzeichnis

Einführung¶

Videolink: YouTube Video - A Quick Overview of Outlook - und natürlich mit aktuellem (2024) Schwerpunkt und Versuch von Microsoft die Benutzer auf die Mobilplattformen und Mobil-Apps zu lenken.

Hiermit versucht Microsoft nicht nur den üblichen Windows- bzw. Offic-Nutzer von Outlook zu überzeugen, sondern schielt auch auf die Nutzer anderer Computer-Plattformen (MacOS, Linux) und der Mobil-Nutzer (Apple, Android).

Und tatsächlich muss man festhalten, dass auf keiner der genannten Plattformen eine leistungsfähige Alternative zu Outlook existiert.

Starten wir mit ein paar allgemeinen Infos und natürlich ersten Informationen rund um Microsoft Outlook.

Übersicht zu Outlook Topics in Seminaren

Es folgt eine beispielhafte Ausschreibung zu einem Outlook Seminar:

E-Mails: Best Practises, Anlagen, Signaturen, Workflows
Kontakte und Verteilerlisten:; erstellen und verwalten
Kalender: Termine, Serientermine, gemeinsame Termine, Erinnerungen
Aufgaben: erstellen und/oder als Nachverfolgung
Elemente organisieren: Filter/Regeln, Ordner (öff. Ordner), Kategorien
Effizente Ansicht und Suche in Outlook-Elementen
Specials: Vorlagen, Formulare, Quicksteps und Workflows
Themen von TN

Roter Faden

Diesen Begriff hört man in meinen Seminaren häufiger ;-). Gemeint ist hier: Das grundsätzliche Verständnis der fraglichen IT-Techniken. Am Besten gleich so, dass man auch nach einer Zeit ohne Beschäftigung mit diesen Techniken sehr schnell wieder in Fahrt kommt.

Siehe auch

Wikipedia

Unter einem roten Faden versteht man ein Grundmotiv, einen leitenden Gedanken, einen Weg oder auch eine Richtlinie. „Etwas zieht sich wie ein roter Faden durch etwas“ bedeutet beispielsweise, dass man darin eine durchgehende Struktur oder ein Ziel erkennen kann.

Quelle: Wikipedia - Roter Faden

Die Inhalte werden nicht zwangsläufig in der Reihenfolge dieser Ausarbeitung erarbeitet. Die speziellen Themenwünsche der Teilnehmer werden zu Beginn jedes Seminars evaluiert.

Ich wünsche viel Spaß und Erfolg bei der Arbeit mit der Outlook.

Ihr Trainer J. Brandes - Braunschweig, April 2024

E-Mails¶

Für den Einstieg wollen wir ein paar allgemeine Infos zum E-Mail-Service zusammenstellen. Dabei will ich mit einer Anmerkung zur Sicherheit bzw. Privatsphäre beginnen.

Vorsicht

Die Sicherheit und der Datenschutz/die Privatsspäre einer E-Mail sind vergleichbar einer Postkarte!

Für Ausführungen hinsichtlich Sicherheit bzw. Gefährdung IT durch E-Mails siehe Security-Checklisten E-Mail.

Wir sollten also alle Inhalte und Anhänge einer E-Mail unter diesen Aspekten auf Ihre Privatspäre und Vertraulichkeit betrachten.

Hinsichtlich der Anhänge bietet sich oft eine einfach Verschlüsselung der Anlagen mit Hilfe von Passwort-geschützten ZIP-Dateien an - einfach und gut. Für den Austausch der nötigen Passworte sollte man sich ein praktikables Verfahren überlegen - wir werden hier Anregungen zusammentragen.

Ein komplett verschlüsselter E-Mail-Transport ist durch Nutzung von folgenden Techniken möglich aber oft nur mit teils erheblichem administrativen Aufwand zu leisten.

PGP (Pretty Good Privacy) - siehe Tool (Info Seite Heise Verlag zum Thema PGP) oder
S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions)

Solche speziellen Themen und Lösungen werden gesondert behandelt.

Erste Übersicht¶

Mails können unterschiedlich (aktiv) versendet/empfangen werden:

manuell mit F9 oder
entsprechenden Symbolen Senden und Empfangen
automatisch durch Konfiguration (siehe Optionen)

Wir testen und erkennen die unterschiedlichen Adressenfelder einer E-Mail:

An - direkter Adressat / direkte Adressen
Cc - Carbon Copy - Blaupause / Durchschlag / Zur Kenntnis
Bcc - Blind Carbon Copy - keine Sichtbarkeit anderer Adressen

Tipp

Bitte BCC für Massenmails nutzen und so den notwendigen Datenschutz und Privatspäre bereitstellen!

E-Mails mit Format-Option versenden:

Nur-Text - Keine Formatierungen möglich
HTML
Rich-Text

Bei manchen Mitarbeitern im Bereich Informatik/IT wird die Verarbeitung von Nur-Text-Mails erleichtert.

Man kann auch argumentieren, dass solche Roh-Format-Mails „sicherer“ eingestuft werden, als die formatierbaren E-Mail-Bodys (also die HTML- bzw. Rich-Text-Mails).

Mail-Eigenschaften, Einstellungen und praktische Übungen:

Betreff-Zeile/Inhalt bitte immer angeben - Anm.: manche Mailer sortieren „leere“ Mails aus!
Anhänge (eigenes Menüband)
Kontakte - Adressbuch
Sofort senden (siehe Optionen - Erweitert - Senden und Empfangen)
Gelesen / Ungelesen - Alles als gelesen markieren
eigene Ordnerstrukturen (Mails manuell ordnen)
Regeln (Filter) für das automatische Ablegen von einkommenden Mails, Signaturen anlegen und verwalten
Kontaktgruppen (Verteilerlisten für E-Mail-Kontakte)
Suchordner
Signaturen

Die Techniken werden durch ausgiebige und praktische Übungen erarbeitet und in den folgenden Kapiteln angerissen.

Funktionspostfach¶

Technische Darstellung: es kann Funktions-Adressen in unterschiedlicher Ausführung geben:

als eigenständiges Postfach (auf Mail-Server)

Für die Einrichtung eines eigenständigen Postfachs für einen Funktions-Account sollte es Ansprechpartner bei der Ostfalia geben
ohne eigenes Postfach als Funktionsverteiler:

die Funktionsadresse wird als Mailalias für verschiedene Konten administriert oder andere Lösungen (Mailingliste, E-Mail-Verteiler des Groupware-Servers, spezielle Groupware Mail-Adressen: z.B. Ressourcen bei MS Exchange)

Für die Lösungen „ohne eigenes Postfach“ ist (eigentlich) immer ein administrativer Eingriff auf dem Server nötig!

Alle weiteren Infos zu den Funktionsadressen dann immer über Ihre zuständige IT-Abteilung.

Beispielhafte YouTube Video Suche: YouTube - Funktionspostfach

Signaturen¶

Anmerkung zu Übung mit Erstellungen Signaturen:

Die Signaturen lassen sich über die Mails finden und anpassen oder natürlich über Outlook Optionen - E-Mail - Signaturen. Es gibt auch diverse Anleitungen zum Thema Signaturen bei Firmen.

Beginn einer beispielhaften Signatur:

Fachbereichsleitung EDV, Beruf und Qualifikation
Qualitätsmanagement
Bildungszentrum Landkreis Wolfenbüttel
Harzstr. 2-5
38300 Wolfenbüttel
Telefon: 05331 84-144
Fax: 05331 84-469
Mobil: 0151 28026639
E-Mail: m.mustermann@lk-wf.de
Internet: www.bildungszentrum-wolfenbuettel.de

Ende Signatur - Signaturen oft auch formatiert.

Es gibt diverse Vorlagen-Techniken für das effizientere Erstellen und Komplettieren von Mails…

Abwesenheit¶

Anm.: hierfür sieht die Outlook-Technik über Menüband Datei aktuell den Eintrag „Automatische Antworten“ vor:

Eine Konfiguration über das Menüband Datei (siehe oft Google-Recherche zum Stichwort „Abwesenheitsnotiz“) bleibt den Outlook-Nutzern vorbehalten, die an einen Exchange Server angebunden sind.

Siehe hierfür auch das angebotene Technik-Kapitel.

Regeln und Filter¶

Im Seminar üben wir die Outlook-Regeln mit den Outlook-Techniken.

Übungen: gezielt E-Mails eines Empfängers in eigene UnterOrdnerStruktur verschieben lassen!

Spezielle Regeln: Aufräumen (Postfachregel). Diese Regeln lassen sich über die gleichlautenden Schaltflächen nutzen.

Das Aufräumen lässt sich über Optionen - E-Mail - Unterhaltungen aufräumen konfigurieren: z.B. Ungelesene Nachrichten nicht verschieben.

Nachverfolgung¶

Über die Technik(en) der Nachverfolgung kann man sich selbst - und per E-Mail auch anderen - Erinnerungen in Form automatisch gehandelter Aufgaben verwalten, die man dann auch mit Erinnerungen (Weckfunktion) kombinieren kann.

Im Screenshot sind die benutzerdefinierten Einstellungen für Nachverfolgungen beim Erstellen/Versenden einer Mail zu sehen.

Vorsicht

Man kann also auch den Empfängern von Mails diese Nachverfolgung - inklusive Erinnerungen - aufzwingen. Das sollte im Team abgesprochen werden!

Für die manuelle eigene Verwaltung stehen die Flaggen

tiefrot: zeitnah/dringlich bis
hellrot oder
Grüner Haken für erledigt

zur Verfügung.

Die Aufgaben und Termine, die durch solche Nachverfolgungen erzeugt werden tauchen in den entsprechenden Ansichten beim E-Mailing, den Terminen (Kalendern) und Aufgaben auf.

Infosites:

Spezialthemen¶

Outlook hat als Teil der Microsoft Office Familie ein paar Standardtechniken parat an die wir uns erinnern wollen.

Aber es gibt natürlich auch ein paar sehr spezielle Outlook Themen/Techniken.

AutoTexte¶

Anm.: klassischer Name: Textbausteine - Schlagwort in Anwendung: Schnellbausteine vom Typ AutoText

In Word und Outlook werden die jeweiligen Dokumentvorlagen-Dateien

Normal.dotm für Word und
NormalEmail.dotm für Outlook

genutzt.

Kurzanleitung für das Erstellen von Bausteinen:

gewünschten Text schreiben und formatieren,
markieren
Tastenkombination Alt + F3
Benennungen vornehmen und Speichern der Vorlagen beim Beenden

Einfügen von AutoTexten:

Name eingeben und Return oder auch kompletten Namen und dann Funktionstaste F3 oder alternativ über Menüband Einfügen - Schnellbausteine - AutoTexte per Mausaktion.

Vorlagen¶

Wie in jedem Anwendungsprogramm so auch hier die Möglichkeit das Dokument (hier: die Mail) als Vorlage abzuspeichern.

Outlook-Vorlagen (Dateiendung: *.oft)

Kurzanleitung:

Über Menüband Datei - Speichern unter… den Dokumenttyp auf Outlook-Vorlage (*.oft) ändern.

Man landet (standardmäßig) im Office-Templates-Ordner (oder bei den eigenen Benutzerdefinierten Vorlagen). Man kann die Vorlage aber auch einfach in einen Ordner nach Wahl speichern.

Entweder über

Neue Elemente - Weitere Elemente - Formular auswählen… - Vorlagen im Dateisystem auswählen oder
neue Mail per Doppelklick auf die Vorlagendatei *.oft

öffnen und weiterbearbeiten.

Anm.: in aktuellen Office 365 (also Outlook 365) hat Microsoft noch eine Extra-Schaltfläche beim E-Mail schreiben eingefügt (Menüband Nachricht - Gruppe Meine Vorlagen - Vorlagen anzeigen), mit dem man die Vorlagen direkt (und überall - siehe Cloud) zur Verfügung hat.

QuickSteps¶

Menüband Start - Gruppe QuickSteps - Über: Neu erstellen eine Anleitung (hier: Neue Nachricht) nach eigenen Wünschen definieren.

Anm.: auch die anderen Outlook-Objekte (siehe Termin oder Aufgaben) lassen sich so nach eigenen Wünschen vorbereiten.

Und bitte - weil oft viel einfacher - an unsere Übung zu den AutoTexten (klassisch: Textbausteine) denken.

Formulare¶

Enwurf eines Nachrichten (E-Mail) Formulars¶

Größeres Themengebiet mit weitreichenden Möglichkeiten zum Erstellen eigener neuer E-Mail- (aber auch Kontakt- oder Termin-) Dialogsysteme (Formulare).

Tipp

Einblenden des Menübands Entwicklertools über Menüband Datei - Optionen Menüband anpassen - Hauptregisterkarte Entwicklertools aktivieren.

Dort findet man Symbole zum schnellen Auswählen von Formularen (s.a. die Outlook-Vorlagen oberhalb) und zum Entwerfen neuer Formulare (hier: Nachricht).

S-Mime¶

Abkürzung: Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions

Es geht um zwei Aspekte der „Sicherung“ von E-Mails:

Digitale Unterschrift ermöglichen
Nachrichten verschlüsseln

Im einfachsten Fall liegt in unserem Windows bereits ein entsprechendes Zertifikat vor oder muss einfach als Datei (*.pfx bzw. *.p12) importiert werden.

Das Unterschreiben / Verschlüsseln selbst ist dann sehr einfach, da es nur einfach einen Klick auf das entsprechende Symbol verlangt: Menüband Optionen - Gruppe Berechtigung - Schaltfläche Signieren

Als erste Übersicht hier ein paar Infolinks zum Thema:

Outlook.pst¶

Die Nutzung von Outlook ermöglicht auch die Einrichtung von lokalen bzw. Windows Profil-basierten Persönlichen Outlook-Ordner!

Diese werden in einer Datei mit Typ *.pst (oft dann Datei Outlook.pst) verwaltet und enthalten Ihre diversen E-Mail, Kalender oder Kontakte-Objekte.

Die Outlook Datendatei kann sich - je nach Windows-OS - an verschiedenen Positionen in der Ordner-Struktur befinden.

Beispiel: Windows 7/10 mit Outlook 2010: Benutzerordner / Dokumente / Outlook-Dateien

Archivierungen können manuell oder per AutoArchivierung (Archive.pst) erfolgen.

Das Komprimieren großer Datendateien ist mit eigener Outlook-Komprimierung möglich.

Bei Groupware-Servern (siehe Microsoft Exchange oder Alternativen wie CommuniGate Pro) gibt es zusätzlich zentral gelagerte Dateien (im Netzwerk auf dem Server) für zentrale Sicherungen (Backups) durch Groupware-Server-Administratoren

Kalender¶

Im Kalender können wir

Termine anlegen und konfigurieren
Erinnerungen pflegen
Einladungen für Termine per Mail versenden
mehrere Kalender nebeineinander und übereinander darstellen

Neuen Kalender erstellen: Neue Ordnergruppe erstellen, neue Kalender z.B. über Rechte Maus und dann nach Begriff Ordner schauen!

Ansicht anpassen (siehe auch eigenes Kapitel dieser Ausarbeitung):

Darstellung Kalender Schrift vergrößern - Lösung mittels Ribbon Ansicht - Gruppe „Aktuelle Ansicht“ - Symbol Ansichtseinstellungen - Button „Weitere Einstellungen…“

Hinweis/Tipps:

Online-Kalender mit Endung *.ics (z.B. Google Kalender) können online verlinkt werden.
Kalender können per Mail versendet werden.

Noch besser - bei Verfügbarkeit eines Exchange Servers - lassen sich Termine mittels gemeinsam genutzter und zentral gepflegter Kalender koordinieren und pflegen.

Gruppenkalender¶

Gruppenkalender (oder auch Teamkalender) sind gemeinsam mit anderen Mitarbeitern genutzte Kalender.

Für das Erstellen, Freigeben und Nutzen von Gruppenkalendern mit Hilfe des Exchange Servers - bzw. der Voreinstellungen auf der Serverseite!

Wichtig

Werden Gruppenkalender im persönlichen Bereich (Gruppenkategorie) Meine Kontakte erstellt, dann muss es immer das entsprechende Benutzerkonto geben! Besser sind hier die Öffentlichen Ordner des Exchange Servers. Allerdings werden hier Vorarbeiten durch Exchange Admins nötig.

Man sollte man sich erst einmal eine genaue Überlegung zur Nutzung machen und die Koordination mit den beteiligten Mitarbeitern (Konten) suchen.

Die Berechtigungen lassen sich fein konfigurieren.

Berechtigungen für Benutzer eines freigegebenen Kalenders¶

Eine Auflistung (inkl. englischer Originalbezeichner) findet sich im Abschnitt Berechtigungen Exchange.

Oft trifft man hier auch den Begriff der sogenannten Leitungskalender: diese repräsentieren den „öffentlichen“ Kalender einer „Leitung“. Die Kalender werden aber letztlich (oft) von den „Assistenten der Leitung“ gepflegt und genutzt.

Manchmal werden Gruppenkalender auch als einfach Raumbelegungs-Werkzeuge oder für die Vermietung/Nutzung von Firmenfahrzeugen genutzt.

Die Einladung für einen freigegebenen Kalender kann - die entsprechenden Rechte und Berechtigungen auf dem Exchanger Server vorausgesetzt - einfach per Mail erfolgen.

Kalenderfreigabe per Mail - siehe 'Kalender' öffnen Schaltfläche — Kalenderfreigabe per Mail - siehe ‚Kalender‘ öffnen Schaltfläche¶

Danach - oder nach anderen entsprechenden Aktionen - kann man den freigegebenen Kalender in der eigenen Outlook Kalenderübersicht finden.

Links:

Berechtigungen Exchange¶

Mit den Freigabemöglichkeiten zentral organisierter Ressourcen (Gruppenkalender, Gruppenaddressbücher) kann man zielgerichtet und genau die gemeinsame Nutzung konfigurieren.

Berechtigungen für den Exchange Server Zugriff¶

Manche Voreinstellungen sind den Administratoren der Exchange-Server vorbehalten. Der Nutzer an seinem Outlook-Client erhält entsprechende Freigabeszenarien und die darauf aufbauenden Berechtigungen für die freigegebenen Kalender oder Adressbücher.

Für die weitere Vertiefung folgen ein paar Online-Quellen und die Auflistung von Standard-Rechten:

Übersicht zu Kalender Berechtigungsstufen (aus Online-Tech Beitrag für PowerShell Befehle rund um CPL) - folgende Rollen sind für die Vergabe von definierten Berechtigungen verfügbar:

Author: (Autor)

CreateItems, DeleteOwnedItems, EditOwnedItems, FolderVisible, ReadItems
Contributor: (Mitwirkender)

CreateItems, FolderVisible
Editor: (Bearbeiter)

CreateItems, DeleteAllItems, DeleteOwnedItems, EditAllItems, EditOwnedItems, FolderVisible, ReadItems
None: (Keine)

FolderVisible
NonEditingAuthor:

(Nicht bearbeitender Autor) - CreateItems, FolderVisible, ReadItems
Owner: (Besitzer)

CreateItems, CreateSubfolders, DeleteAllItems, DeleteOwnedItems, EditAllItems, EditOwnedItems, FolderContact, FolderOwner, FolderVisible, ReadItems
PublishingEditor: (Veröffentlichender Bearbeiter)

CreateItems, CreateSubfolders, DeleteAllItems, DeleteOwnedItems, EditAllItems, EditOwnedItems, FolderVisible, ReadItems
PublishingAuthor: (Veröffentlichender Autor)

CreateItems, CreateSubfolders, DeleteOwnedItems, EditOwnedItems, FolderVisible, ReadItems
Reviewer: (Prüfer)

FolderVisible, ReadItems

Die englischen Begriffe lassen sich (recht einfach) auf die deutschen Einstellungen übersetzen und die Berechtigungen sind selbsterklärend.

Kontakte¶

Mit Hilfe von Kontaktgruppen kann man Outlook diverse E-Mail-Kontakte als Verteiler beibringen, sodass man einer Vielzahl von Kontakten (E-Mail-Adressen) unter einem Kontakt die Mails zukommen lassen kann.

Technische Darstellung zum Kontaktgruppe/Verteiler: machen genau dasselbe, als würde ich die gewünschten Mail-Adressen manuell in die Adressfelder (An, CC, BCC) kopieren!

Empfehlungen:

eintragen der Werte über die vorbereiteten Schaltflächen (siehe …)

Grund: das optimiert die saubere Zuordnung von Daten zu den Feldern im Office-System (siehe später z.B. Seriendruck-Dokumente)
Telefonnummern ebenso über die Eingabeformulare in allgemeiner Form bereitstellen: +49 (531) 53852-10,
Übersicht über alle Kontaktfelder
Sortieren in den detaillierten Ansichten über die Spaltenköpfe oder ausführlich sich eigene Ansichten konfigurieren und die Sortierung und/oder Gruppierung nach gewünschtem Feld (z.B. Firma) einrichten
Visitenkarten als Anhänge per Mail übermitteln (*.vcf-Dateien)

Man hat neben einer privaten Kontakteverwaltung bei Exchange Servern auch immer Zugriff auf ein öffentliches Adressbuch: oft als Globales Adressbuch bezeichnet.

Aufgaben¶

Die Aufgaben bieten ein einfache Koordination von Status und Wichtigkeit von eigenen Aufgaben.

Integration der Fälligkeiten von Aufgaben in den Kalenderansichten (Ausnahme: nicht in Monatsansichten)

Die Aufgaben zeigen insbesondere auch die für eine Nachverfolgung gekennzeichneten Mails.

Allgemeines zu Outlook¶

Es folgen ein paar allgemeine Topics zu Outlook.

Kategorien¶

Über Kategorisierungen kann man durch Farbschemen die Outlook-Objekte (Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben) für eigenes Tagging nutzen.

Das Taggen hilft in Kombination einer Erweiterten Suche also perfekt, um Objekte zu einer eigenen Outlook-Rubrik zu organisieren bzw. zu finden.

Ansichten¶

Für alle folgenden Umsetzungen in Outlook (E-Mail, Kalender, Kontakte) lassen sich vorbereitete Ansichten (siehe Menüband Ansicht) nutzen.

Es lassen sich aber auch jeweils eigene Ansichten auf Maß konfigurieren.

Anm.: Screenshot von Outlook 2010 - sie sehen in 2016 oder auch den aktuellen Outlook identisch aus!

Optionen¶

Menüband Datei - Optionen

Beispiele:

Format für E-Mails einstellen
Benachrichtigungen (Sound, Desktop)
Sofort oder später senden

Übungen: diverse Einstellungen in den verschiedenen Hauptkategorien der Optionen durchgehen.

Weitere Beispiele:

Oberfläche ändern (Farben, Live-Vorschau)
E-Mail-Formate (HTML, Rich-Text, Nur-Text)
Sendeverhalten (nicht sofort Senden, Konten konfigurieren, F9)
Einstellungen zu Kalender und Kontakten
Einblenden des Journals (Protokoll zu E-Mail und Office Nutzungen)
…

Technik¶

Es folgen ein paar technische Darstellung für Interessierte.

Leider sind oft diese technischen Zusammenhänge und deren Verständnis eine nötige Begleitung für viele Verständnisprobleme und Fragen in den Seminaren.

Client-/Server-Prinzip¶

Der Internet-Dienst E-Mail basiert auf dem klassischen E-Mail-Client / E-Mail-Server Prinzip.

Einfache Erläuterung: Der Client kopiert sich Daten vom Server - eine Kopiermaschine.

Hier eine kurze Gegenüberstellung (beispielhafte) Techniken bzw. Programme auf Client- bzw. Serverseite:

Techniken E-Mail Client-/Server¶
Client	Server
Microsoft Outlook	Microsoft Exchange Server
IBM Notes	IBM Domino

Es gibt in der IT also auch noch andere Client-/Server Groupware Gespanne: z.B. Lotus/IBM Notes/Domino oder auch andere Groupware Server wie beispielsweise von NAS-Herstelleren wie Synology oder auch Projekten wie Nextcloud.

Erläuterungen zum Microsoft Exchange Server dem zentralen Verwaltungsserver von Microsoft für Gruppenarbeit - also: Groupware Server:

gemeinsam nutzbaren Kontakte
Termine/Kalender für Gruppen
einfache Abwesenheitsnotiz direkt mit Outlook
OWA (Outlook Web Access - Zugang zu den Verwaltungen über einen Browser/Weboberfläche)
…

Es folgt eine „Technikübersicht“ als einfacher Plan mit diversen Fachbegriffen und Softwarenamen:

Anm.: bei der Nutzung einfacher Mail-Server fällt also immer der Groupware-Charakter weg!

AutoDiscover Problem:¶

Problem mit Outlook 2016 (und neueren Editionen):

Dauernd erscheint Login zu MS-Live bzw. Microsoft 365 und unterbricht Exchange onPremise Connection!

Exchange Disconnect (siehe auch unten rechts Icon)¶

Links mit weiterführenden Infos und Erläuterungen:

Kurzanleitung / Lösung - Registry bearbeiten:

Registry Lösung für AutoDiscover Problem¶

Textinfos für Copy & Paste:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Autodiscover

DWORD: ExcludeExplicitO365Endpoint mit Wert: 1

(ggf. noch DWORD: ExcludeHttpsRootDomain mit Wert: 1)

Sollte der Schlüssel Autodiscover nicht existieren, kann er einfach erzeugt werden.

In der Regel ist eine Anpassung der Version im Pfad (16.0) nicht nötig, da Office 2016, 2019 und 2021 die Version 16.0 verwenden.

Per GPO mit ADMX - Enterprise Lösung per Gruppenrichtlinie:

Administrative Template files (ADMX/ADML) and Office Customization Tool for Microsoft 365 Apps for enterprise, Office 2019, and Office 2016

Downloadlink: https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49030

Passworte¶

Kurze Anmerkung zu Passworten:

mindestens 8 Zeichen (Anm.: im Adminbereich häufig 18+ Zeichen!!)
Buchstaben, Sonderzeichen, Zahlen gemischt (komplexe Kennworte)
keine Wordanteile aus Wortstämmen/Dictionarys
keine Zeichen aus Nutzernamen
unterschiedliche Passworte für unterschiedliche Dienste
Verwalten von Passworten mit Passwortmanager wie KeepassXC

Tipps zur Passworterstellung:

mit Geekspeak arbeiten: P(a)ssw0Rd!
mit Merksätzen arbeiten: IhdSti2019dISERVe!

Das mit dem Merksatz als Erklärung:

Ich habe den Seminarteilnehmern in 2019 den ISERV erklärt!

Gerne noch salzen des Passworts: das meint z.B. einfach Zeichenketten (##!!) anhängen/vorsetzen

Security-Checklisten E-Mail¶

Die folgenden Anmerkungen sind aus einer freien und jährlich erscheinenden Security-Checkliste der Zeitschrift c’t entnommen.

c't Security Checkliste - hier: E-Mail — c’t Security Checkliste - hier: E-Mail¶

Aktueller Downloadlink: https://ct.de/check2023

Hier folgt ein Auszug aus dem Beitrag aus Jahrgang 2023 von Sylvester Tremmel:

Holzauge, sei wachsam

Plumpe, leicht erkennbare Spam-Mails gibt es nach wie vor. Aber auch die Mail vom langjährigen Kunden, die mit passender Anrede fehlerfrei formuliert ist und Bezug auf Nachrichten von letzter Woche nimmt, kann gefälscht sein. Angreifer konnten solche gut gemachten Fälschungen auch schon vor der Verbreitung von Sprach-KI-Systemen (siehe Seite 8) weitgehend automatisch erstellen und verschicken. Man muss also keineswegs einer gezielten Attacke ausgesetzt sein und die Annahme „uns kleine Fische wird es schon nicht treffen“, ist eine ganz schlechte Idee.

Misstrauen Sie daher jeder E-Mail. Nicht nur, aber besonders dann, wenn Anhänge oder Geld im Spiel sind und die Mail scheinbar vom Chef oder der Bank kommt und ganz dringend und wichtig ist. Statt auf Links in einer Mail zu klicken, rufen Sie Websites besser über Ihre eigenen Bookmarks auf. Schlagen Sie Telefonnummern nach, statt den Angaben in einer Mail blind zu vertrauen. Ignorieren Sie niemals Sicherheitswarnungen beim Öffnen von Anhängen, ganz egal was die Mail behauptet, und fragen Sie über einen anderen Kanal beim Absender nach, wenn ein Anhang unerwartet oder untypisch ist.

… bitte im Online-Dokument (PDF) weiterlesen.

Und auch das BSI - Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat zu diesem und anderen Themen eine Zusammenfassung parat.

Basistipps zur IT-Sicherheit

In einem Unterabschnitt des Beitrags 10 Tipps zur sicheren Nutzung des Internets heißt es zum Thema E-Mail:abbr:

Seien Sie vorsichtig bei E-Mails und deren Anhängen

Verzichten Sie, wenn möglich, auf die Darstellung und Erstellung von E-Mails im HTML-Format und verwenden Sie stattdessen ein reines Textformat. Die Nutzung des HTML-Formats können Sie über die Einstellungen Ihres E-Mail-Programms ändern.

Seien Sie vorsichtig beim Öffnen von E-Mail-Anhängen oder beim Klick auf einen Link, denn Schadprogramme werden oft über in E-Mails integrierte Bilder oder Dateianhänge verbreitet oder verbergen sich hinter Links. Besonders zu beachten ist dies bei E-Mails, deren Absenderin oder Absender Ihnen nicht bekannt ist. Falls Ihnen eine E-Mail von einem bekannten Absender seltsam vorkommen sollte, fragen Sie lieber bei der Absenderin oder dem Absender nach, ob die E-Mail tatsächlich von ihr oder ihm stammt. Nutzen Sie dabei aber nicht die in der E-Mail angegebenen Kontaktmöglichkeiten. Sie könnten gefälscht sein.

Unerwünschte oder gefährliche E-Mails (s.u.) können Sie an einigen Merkmalen identifizieren: Indem Sie mit der Maus über den Absender fahren (von mir gestrichen: oder auf diesen klicken), können Sie beispielsweise erkennen, ob der Absender gefälscht ist. Achten Sie dabei auf wirre Buchstabenfolgen, den Austausch durch optisch ähnliche Buchstaben oder eine ausländische Domain, also die Endung der E-Mail-Adresse. Überprüfen Sie auch die Betreffzeile und den Text der E-Mail auf Sinnhaftigkeit und Rechtschreibung. Betrüger machen hier oft Fehler. Seien Sie zudem skeptisch, wenn eine schnelle Reaktion von Ihnen fordert wird.

Unerwünschte oder gefährliche E-Mails

Dokumenteninfos¶

Hier folgen abschließend noch die Meta-Infos zur Dokumentenversionspflege mit Hilfe von restructuredText:

RST¶

Dokumenttechnik: restructuredText

Seit Mitte 2017 erstelle ich neue Seminarunterlagen in restructuredText (RST) und wandele bestehende Dokumentationen und Seminarbegleitungen in RST um.

Für gelegentliche „Typos“, die schon verhanden waren oder beim Konvertieren entstanden sind, bitte ich um Verständnis. Bitte einfach unter Angabe der Kapitel-Info an mich übermitteln - hierfür Danke im Voraus.

Für Kenner meiner Seminarunterlagen hier kurz die wichtigsten Gründe für die teils aufwändigen Arbeiten:

Flexibilität

Word- (.docx), LibreOffice- (.odt) und PDF-Dokumente lassen sich zwar einfach erstellen!

Aber solche Dokumente lassen sich leider überhaupt nicht geeignet und sauber in HTML (gegliedert / oder als eine Seite), JSON, XML, Manpages, Texinfo oder gar EPUB wandeln/exportieren!

Metainfos

Meta-Techniken, Fußnoten oder Indizes lassen sich einheitlich in den unterschiedlichen Formaten an einer Stelle pflegen.

Versionsmanagement

Eine Versionsverwaltung wie Git (Online-Plattform: github.com oder auch gitlab.com, codeberg.org, …) arbeitet am effizientesten mit einfachen Textdokumenten. Auch manuelles Diffen ist mit Rohtexten eine mächtige und einfache Technik, während bei Word/PDF-Dokumenten immer sehr aufwändige und unübersichtliche Techniken eingesetzt werden müssen.

Conclusio:

Man nutze ein einziges grundlegendes Dokumentformat restructuredText und Werkzeuge (RstTools, DocUtils, Pandoc oder Sphinx) zum sauberen Erzeugen der gewünschten Dokumentformate (HTML, SingleHTML, Latex, PDF, EPUB, ODT, DOCX,…)

RST auf Wikipedia¶

Kurzinfos:

reStructuredText (kurz ReST, reST oder RST) ist eine vereinfachte Auszeichnungssprache (Markup) mit dem Ziel, in der reinen Textform besonders lesbar zu sein.

Wikipedia - restructuredText

Die reST-Dokumenten lassen sich nahezu beliebig in gewünschte Formate wandeln:

ODT - OASIS Open Document Format for Office Applications

Kurzform: OpenDocument, ODF – engl. Offenes Dokumentformat für Büroanwendungen
Textformate wie für LibreOffice, Microsoft Word
HTML - diverse HTML-Varianten (Websitestile)
LaTex

professioneller Schriftsatz mit Exportmöglichkeiten nach PostScript und PDF
PDF (bzw. PostScript)
Epub - Standard für eBooks

Desweiteren lassen sich die Dokumente

professionell verlinken (taggen)
indizieren und
durchsuchen.

Bildinfos¶

Alle Bildmaterialien in dieser Ausarbeitung wurden nach bestem Wissen recherchiert und sind gemäß ihrer geforderten Bedingungen hinsichtlich des Autors kommentiert.

Die entsprechenden Bildmaterialien entstammen folgenden Quellen:

Eigene Bildmaterialien

oder Bildkompositionen
Wikipedia

Link zum Wikipedia Bild (inkl. Autorennennung)

Unsplash¶

Aus dieser Quelle werden alle Bildmaterialien mit Bildname attributisiert.

Erklärung zum Bildcode:

Bildcode Unsplash¶
Info	Inhalt
Bildname	magnet-me-beCkhUB5aIA-unsplash.jpg
Unsplash Autor	magnet-me
Bildcode	beCkhUB5aIA

Aus dem Unsplash-Bild-Code (hier: beCkhUB5aIA) lässt sich der Bildlink zum Unsplash-Portal zusammenbauen:

https: // unsplash.com / photos / Bildcode
https: // unsplash.com / photos / beCkhUB5aIA

Abweichende Bild-Quellen wurden entsprechend kommentiert/dokumentiert.

Status dieser Unterlage¶

Meine inhaltlichen Aufbereitungen zu den Themen unserer Seminarreihe unterliegen ständigen Änderungen und Aktualisierungen.

Dokumentstatus - Bild: markus-spiske-TgHBxYPqMMg-unsplash.jpg¶

Fragen Sie also gerne auch einmal später nach einer aktualisierten Variante dieser Ausarbeitung und beziehen sich dabei bitte auf die entsprechende Versionsnummer des Dokuments (oder der angegebenen Versionierung).

Bemerkung

Diese Dokument befindet sich in stetiger Überarbeitung. Fehlerbereinigung (Typos) oder eine ggf. noch fehlende Indexierung der Dokumente ist ein Work in Progress und findet auch im Seminar statt.

Hier folgen jetzt noch Meta-Infos zur Dokumentenversionspflege:

Version:: 1.0
Language:: de
Description:: Unterlagen zum Outlook Seminar Trainer Joe Brandes.

Erstellt mit restructuredText / Sphinx / sphinx_typo3_theme!
Keywords:: Outlook, Seminarunterlage, Joe Brandes
Copyright:: Joe Brandes
Author:: Joe Brandes
License:: GNU General Public License, either version 2 of the License or any later version.
Rendered:: 22.04.2024